Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Checkliste
Messer Austria GmbH
Messer Austria betreibt Luftzerlegungsanlagen, lagert und transportiert Gase per Tankwagen oder Flaschen und erzeugt Gase auch vor Ort. Messer ist seit mehr als 100 Jahren ein Spezialist für Industrie-, Medizin und Spezialgase und das weltweit größte familiengeführte Industriegasunternehmen.
Problem
Durch die vielen Dokumente in Form von Papieren und Ordnern herrschte im Unternehmen eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Die Checklistenpflege wurde manuell durchgeführt, was sehr zeitaufwändig ist und Gesamtlage weniger überschaubar machte.
Herausforderung
Eine Komplexität bei der Änderung von analog auf digital war es, die Workheld App in die zentrale Unternehmenssoftware (SAP & BMD) zu integrieren. Außerdem sollten alle Apps offline verfügbar sein. Auch der Change-Prozess war eine Herausforderung, da den MitarbeiterInnen eine Phase des Umdenkens und Umlernens bevorstand.
Bedenken
Es gab eine anfängliche Skepsis gegenüber dem Veränderungsprozess. Die Techniker:innen sollten von der herkömmlichen Arbeitsweise auf digitale Prozesse und neue Geräte umsteigen. Hier bestanden noch Unsicherheiten, ob die Digitalisierung tatsächlich zu einer Effizienzsteigerung führen würde.
Die Lösung mit WORKHELD
MESSER AUSTRIA GmbH ist über die K-Businesscom AG, einem Partner von Workheld auf die Workforce Management Software Workheld aufmerksam geworden. Ausschlaggebend für die Entscheidung für Workheld war die Kompetenz des Teams für SAP Integration.
Ziel
Unser Ziel war es nun, die Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens zu digitalisieren. Es sollte ein automatisierter Informationsaustausch mit den bereits verwendeten SAP-Systemen erstellt werden.
Unsere Lösung: Tablet & Workheld App
Von Anfang an war eine aktive Einbindung aller MitarbeiterInnen in das Einführungsprojekt essentiell, um den Change-Prozess so leicht wie möglich einzuleiten. Die Beschäftigten wurden mit MS Surface Tablets mit der Workheld App inklusive Offline-Funktionalität ausgestattet.
Projektablauf
- Workshop zur Standortbestimmung
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Bereits vor Projektstart erarbeiteten Workheld Prozessberater und Messer Service- und Instandhaltungstechniker in mehreren Workshops, wo Messer Austria heute steht und wo es in Sachen Digitalisierung hin will.
- Dokumentation der betroffenen Prozesse
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Ergebnis des Workshops war eine umfangreiche Prozessdokumentation, mit deren Hilfe Lücken und Bereiche, in denen die Prozesse verbessert werden können, aufgezeigt wurden.
- High Level Design Dokument beschreibt die integrierte Lösung
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Die Workheld Consultants haben daraus ein High-Level Design erstellt, um zu zeigen, was bereits da ist und was noch entwickelt werden soll, um eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen.
- Berechnung des ROI
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Das High-Level Design Konzept war die Grundlage für die Berechnung des Return on Investment. Der Return ergibt sich vor allem durch eine bessere Dokumentation und Einsparungen im Prozess. Die direkte Übermittlung von Arbeitszeiten und Reisezeiten an das Buchhaltungssystem war ein großer Vorteil.
- Entwicklung der gewünschten Funktionen
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Zusätzlich zu den bestehenden Funktionen der Workheld Plattform waren bei Messer Austria weitere Features gewünscht. Daraufhin wurden diese Erweiterungen der Plattform umgesetzt.
- SAP-Schnittstelle
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Ein besonderer Vorteil der Workheld Plattform war die direkte Anbindung an das SAP-System die direkt mit der Messer IT in Deutschland umgesetzt wurde
- Testbetrieb
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Nachdem alle Features entwickelt und die SAP Schnittstellen fertig waren, wurde das System in den Probetrieb versetzt und getestet.
- GO-LIVE
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Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Workheld und Messer Mitarbeitern wurde der GO-Live reibungslos abgeschlossen.
Ergebnisse
Durch die Implementierung der Software Workheld haben sich einige Benefits und Vorteile für das gesamte Unternehmen ergeben.
Transparenz im gesamten Instandhaltungsprozess
Die verschiedenen Features und Adaptionen von Workheld sorgten für transparente Prozesse und Abläufe im gesamten Unternehmen.
Einfache Dokumentation und Berichterstattung
Die Software Workheld ermöglicht ein effizientes Reporting direkt nach Abschluss des Arbeitsauftrages. Auf Knopfdruck kann nun aus der gesamten Dokumentation ein PDF-Bericht erstellt werden, der vom Kunden sofort digital unterschrieben werden kann.
Effiziente Rechnungslegung
Die auf Knopfdruck erstellten Berichte beinhalten Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, erledigte Aufgaben, verbrauchtes Material, Fotos, Skizzen und viele weitere Details. Die erfassten Daten können so unkompliziert in Rechnung gestellt werden.
Weniger Papierkram
Mit dem digitalen Dokumentenmanagement in Workheld können Dokumente ganz einfach an Aufträge angehängt werden. Die Dokumente stehen den Techniker:innen auch offline zur Verfügung. Weniger Papierkram und schwere Akten sorgen für Klarheit und Übersichtlichkeit in der Instandhaltung.
Zusammenarbeit
Zwischen Messer GmbH und Workheld herrschte eine fantastische Zusammenarbeit. Messer hat in beeindruckender Weise im Zuge der Software Einführung Prozesse optimiert, um die oben genannten Einsparungen zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit den Workheld Beratern hat auch während der Pandemie ausgezeichnet funktioniert, und so wurde großenteils ohne persönlichen Kontakt das System nach Slowenien ausgerollt.
„Dank der automatischen Dokumentation hat sich der bürokratische Aufwand deutlich reduziert. Der Papierkram hat endlich ein Ende.“
Matthias Kuhn
Projektleiter Messer Austria
WHAT’S NEXT
Roll-out auf die gesamte CEE Region
Seit 2019 ist Workheld bei Messer Austria und Slovenija erfolgreich im Betrieb.
