Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Checkliste


Messer Austria GmbH

Messer Austria betreibt Luftzerlegungsanlagen, lagert und transportiert Gase per Tankwagen oder Flaschen und erzeugt Gase auch vor Ort. Das Unternehmen ist seit mehr als 100 Jahren ein Spezialist für Industrie-, Medizin und Spezialgase und das weltweit größte familiengeführte Industriegasunternehmen.

Problem

Durch die vielen Dokumente in Form von Papieren und Ordnern herrschte im Unternehmen eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Die Checklistenpflege wurde manuell durchgeführt, was sehr zeitaufwändig ist und Gesamtlage weniger überschaubar machte.

Herausforderung

Eine Komplexität bei der Änderung von analog auf digital war es, die Workheld App in die zentrale Unternehmenssoftware (SAP & BMD) zu integrieren. Dabei sollten alle Apps offline verfügbar sein. Auch der Change-Prozess war eine Herausforderung, da den MitarbeiterInnen eine Phase des Umdenkens und Umlernens bevorstand.

Bedenken

Es gab eine anfängliche Skepsis gegenüber dem Veränderungsprozess. Die Techniker:innen sollten von der herkömmlichen Arbeitsweise auf digitale Prozesse und neue Geräte umsteigen. Hier bestanden noch Unsicherheiten, ob die Digitalisierung tatsächlich zu einer Effizienzsteigerung führen würde.

Die Lösung mit WORKHELD

MESSER AUSTRIA GmbH ist über die K-Businesscom AG, einem Partner von Workheld auf die Workforce Management Software Workheld aufmerksam geworden. Ausschlaggebend für die Entscheidung für Workheld war die Kompetenz des Teams für SAP Integration. Hierbei könnte eine Digitale Checklisten Software vorteilhaft sein.

Ziel

Unser Ziel war es nun, die Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens zu digitalisieren. Dabei sollte ein automatisierter Informationsaustausch mit den bereits verwendeten SAP-Systemen erstellt werden.

Unsere Lösung: Tablet & Workheld App

Von Anfang an war eine aktive Einbindung aller MitarbeiterInnen in das Einführungsprojekt essentiell, um den Change-Prozess so leicht wie möglich einzuleiten. Deshalb wurden Beschäftigte mit MS Surface Tablets mit der Workheld App inklusive Offline-Funktionalität ausgestattet.

Projektablauf

Workshop zur Standortbestimmung

Bereits vor Projektstart erarbeiteten Workheld Berater und Messer Techniker in mehreren Workshops, wo Messer Austria heute steht und wo es in Sachen Digitalisierung hin will.

Dokumentation der betroffenen Prozesse

Als Ergebnis des Workshops wurde eine umfangreiche Dokumentation erstellt. Dabei zeigte sich, dass digitale Checklisten Software zur Schließung der Lücken und Verbesserung der Prozesse beitragen kann.

High Level Design Dokument beschreibt die integrierte Lösung

Die Workheld Berater erstellten daraus ein High-Level-Design, das aufzeigt, was bereits vorhanden ist und was noch das Unternehmen noch entwickeln muss, um eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen.

Berechnung des ROI

Das High-Level Design Konzept war die Grundlage für die Berechnung des Return on Investment. Dabei ergibt sich der Return vor allem durch eine bessere Dokumentation und Einsparungen im Prozess. Somit war die direkte Übermittlung von Arbeitszeiten und Reisezeiten an das Buchhaltungssystem ein großer Vorteil.

Entwicklung der gewünschten Funktionen

Zusätzlich zu den bestehenden Funktionen der Workheld Plattform waren bei Messer Austria weitere Features gewünscht. Somit wurden daraufhin diese Erweiterungen der Plattform umgesetzt.

SAP-Schnittstelle

Ein besonderer Vorteil der Workheld Plattform war die direkte Anbindung an das SAP-System, die direkt mit der Messer IT in Deutschland umgesetzt wurde. Außerdem wurde auch die Einführung von digitalen Checklisten Software berücksichtigt.

Testbetrieb

Das Team entwickelte alle Features, stellte die SAP-Schnittstellen fertig und setzte das System anschließend in den Probetrieb, um es zu testen.

GO-LIVE

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Workheld und Messer Mitarbeitern wurde der GO-Live reibungslos abgeschlossen.

Ergebnisse

Durch die Implementierung der Software Workheld haben sich einige Benefits und Vorteile für das gesamte Unternehmen ergeben.

Transparenz im gesamten Instandhaltungsprozess

Die verschiedenen Features und Adaptionen von Workheld sorgten für transparente Prozesse und Abläufe im gesamten Unternehmen. Zudem unterstützte der Einsatz von digitalen Checklisten in der Software diese Transparenz zusätzlich.

Einfache Dokumentation und Berichterstattung

Workheld ermöglicht ein effizientes Reporting direkt nach Abschluss des Arbeitsauftrages. Nun kann auf Knopfdruck aus der gesamten Dokumentation ein PDF-Bericht erstellt werden, der vom Kunden sofort digital unterschrieben werden kann.

Effiziente Rechnungslegung

Die auf Knopfdruck erstellten Berichte beinhalten Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, erledigte Aufgaben, verbrauchtes Material, Fotos, Skizzen und viele weitere Details. Die erfassten Daten können so unkompliziert in Rechnung gestellt werden.

Weniger Papierkram

Mit dem digitalen Dokumentenmanagement in Workheld können Dokumente ganz einfach an Aufträge angehängt werden. Die Dokumente stehen den Techniker:innen auch offline zur Verfügung. Weniger Papierkram und schwere Akten sorgen für Klarheit und Übersichtlichkeit in der Instandhaltung. Hier zeigt sich der Vorteil einer digitale Checklisten Software.

Zusammenarbeit

Zwischen Messer GmbH und Workheld herrschte eine fantastische Zusammenarbeit. Messer hat in beeindruckender Weise im Zuge der Software Einführung Prozesse optimiert, um die oben genannten Einsparungen zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit den Workheld Beratern hat auch während der Pandemie ausgezeichnet funktioniert, und so wurde großenteils ohne persönlichen Kontakt das System nach Slowenien ausgerollt.

Dank der automatischen Dokumentation hat sich der bürokratische Aufwand deutlich reduziert. Der Papierkram hat endlich ein Ende.“

Matthias Kuhn

Projektleiter Messer Austria

WHAT’S NEXT

Roll-out auf die gesamte CEE Region
Seit 2019 ist Workheld n
un bei Messer Austria und Slovenija erfolgreich im Betrieb.