Die wichtigsten Stichpunkte bei der Integration von WorkHeld mit SAP
- Die Daten werden über Schnittstelle automatisiert übertragen, sodass Medienbrüche und damit verbundene Übertragungsfehler vermieden werden.
- Die Richtigkeit der Daten wird vom Koordinator überprüft.
- Der Zeitpunkt der Übertragung wird durch den Koordinator bestimmt.
Prozessablauf von WorkHeld mit SAP
Detaillierter Prozessablauf von WorkHeld mit SAP
Schritt 1: Auftrag anlegen & freigeben
Die Aufträge (Kundenauftrag, Fertigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag) werden durch den Koordinator im SAP System angelegt. Dabei werden relevante Eckdaten wie zum Beispiel das gewünschte Ausführungsdatum festgelegt.
Sobald der Auftrag fertig vorbereitet ist und bearbeitet werden soll, wird er vom Koordinator freigegeben (=Setzen des Auftragsstatus).
Schritt 2: Auftrag angelegt & Übertragung
Durch die Freigabe wird der Auftrag automatisiert von SAP an WorkHeld übertragen (z.B. per Idoc).
Ist eine Middleware (wie zum Beispiel SOA / Message Broker / EAI) im Einsatz, wird die SAP Nachricht entgegengenommen und per Mapping in die relevante WorkHeld Struktur umgewandelt. Ist keine Middleware vorhanden, wird das Mapping zusätzlich in WorkHeld implementiert.
Schritt 3: Auftrag erzeugen
WorkHeld nimmt den Auftrag in der Message Queue entgegen und erzeugt daraus einen Auftrag (Projekt/Einsatz) entsprechend der WorkHeld Struktur mit Arbeitsaufträgen und Arbeitsschritten.
Übertragene Aufträge werden im Statusdashboard und im Teamplaner angezeigt und haben den Status „Neu“.
Schritt 4: Auftrag prüfen & Zuteilung der Techniker
Der Koordinator kann nun die Aufträge prüfen und bei Bedarf notwendige Informationen ergänzen.
Durch die Zuordnung der Aufträge im Teamplaner wird der Wochenplan für das Team erstellt. Das kann erfolgen sobald die Aufträge übertragen sind. Ebenfalls ist es möglich die Auftragszuteilung schon mehrere Wochen im Voraus durchzuführen.
Schritt 5: Auftragsbearbeitung &
-dokumentation
Nun können die Aufträge von den Technikern bearbeitet und relevante Daten zu den Aufträgen erfasst und dokumentiert werden (z.B. Arbeitszeiteinträge, Markieren von Arbeiten als abgeschlossen).
Schritt 6: Synchronisation von Daten & Fortschritt
Die erfasste Daten und der aktuelle Auftragsstatus können vom Techniker laufend synchronisiert werden.
Schritt 7: Rückmeldung an WorkHeld
Die vom Techniker erzeugten Daten stehen nach der Synchronisation in WorkHeld zur Überprüfung und Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Schritt 8: Überprüfung & Abschluss
der Zeiteinträge
Die eingetragenen Arbeitszeiten werden im Wochenbericht oder auf Projekt/Einsatzebene geprüft. Korrekte Einträge werden vom Koordinator abgeschlossen, wodurch die Rückmeldung an das SAP System angestoßen wird.
Schritt 9: Verbuchen der Zeiteinträge
WorkHeld schickt die korrekten Zeiteinträge automatisiert als (Teil-) Rückmeldung auf die Vorgänge des SAP Auftrags. SAP verbucht diese Zeiten als Aufwand auf den richtigen Auftrag.
Schritt 10: Auftrag abschließen
Ist ein Projekt komplett abgeschlossen, bestätigt dies der Koordinator nach Überprüfung aller vom Techniker eingereichten Daten.
Schritt 11: Statusupdate in WorkHeld
Durch die Bestätigung des Koordinators wird der Status des Auftrags in WorkHeld auf „abgeschlossen“ gesetzt und gleichzeitig eine weitere Rückmeldung nach SAP ausgelöst.
Schritt 12: Auftrag abgeschlossen & Datenauswertung
Im SAP System werden entweder die relevanten Vorgänge oder der komplette Auftrag als abgeschlossen rückgemeldet – das ist vom jeweiligen Prozess in SAP abhängig.
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